Manual de Conformidade

Estabelecer pré-estabelecer, orientar e manter a conformidade dos procedimentos, as regras e os controles internos da Mac Soluções Industriais no que diz respeito ao cumprimento das regulações e legislações vigentes inerentes tantos às atividades da empresa quanto aos padrões éticos e profissionais.

Este procedimento aplica-se a todos os setores da empresa e em todos os níveis hierárquicos, além de todas as partes envolvidas nos processos, como clientes, fornecedores, entidades públicas e demais parceiros envolvidos no processo de negócios da Mac Soluções Industriais.

• Lei 12.846 de 1 de agosto de 2013 – Lei Anticorrupção;
• Lei 13.709 de 14 de agosto de 2018 – Lei Geral da Proteção de Dados;
• Lei 8.492 de 2 de junho de 1992 – Lei de Improbidade Administrativa;
• ISO 37000 – Gestão de Riscos;
• ISO 37001 – Sistema de Gestão Antissuborno.

Sem definições e abreviações.

Formalismo

A Mac Soluções Industriais terá um processo formal com metodologia definida, e a sua estrutura organizacional como responsável pela execução, qualidade do processo e metodologia, bem como pela guarda dos documentos que contenham as justificativas sobre as decisões tomadas.

Comprometimento

A Mac Soluções Industriais se compromete em adotar as políticas, práticas e controles internos necessários às adequadas regras de Compliance.

Equidade e Impessoalidade

A aplicação de normas, e procedimento deste Manual, assim como a aplicação de sanções assegurará tratamento equitativo a todos os colaboradores, sócios, diretores, estagiários, fornecedores, prestadores de serviço e clientes.

Objetividade

As informações utilizadas no processo desse Manual são fundamentadas em transparentes práticas empresariais.

A Direção da Mac Soluções Industriais se compromete a apoiar incondicionalmente o programa de compliance. Serão enviados, periodicamente, declarações aos colaboradores reforçando os valores e ética da Mac Soluções Industriais, assim como se compromete a aderir às regras do PROC-MAC-030 – Código de Conduta e Ética.

Avaliação de riscos

Segundo a ISO 31000, risco é o efeito da incerteza nos objetivos, onde efeito pode ser definido como mim desvio em relação ao esperado, sendo positivo, negativo ou ambos e pode abordar, criar ou resultar em oportunidades e ameaças.

Outras definições da ISO 31000 que são de importância:

Gestão de Riscos

Atividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização no que se refere a riscos;

Parte interessada ou Stakeholder

Pessoa ou organização que pode afetar, ser afetada ou perceber-se afetada por uma decisão ou atividade;

Fonte de riscos

Elemento que tem o potencial para gerar um risco;

Evento

Ocorrência ou mudança em um conjunto específico de circunstâncias e pode ter várias causas e consequências. Um evento pode, também, ser algo que é inesperado, mas que não acontece, ou algo que não é esperado, mas acontece.

Consequência

Resultado de um evento que afeta os objetivos, podendo ter efeitos positivos ou negativos, diretos ou indiretos nos objetivos, e podem ser expressas em qualitativa ou quantitativamente;

Probabilidade

É a chance de algo acontecer, não importando se definida, medida ou determinada, ainda que objetiva ou subjetivamente, qualitativa ou quantitativamente.

Controle

Medida que mantém e/ou modifica o risco. Controles incluem, mas não estão limitados, a qualquer processo, política, dispositivo, prática, ou outras condições e/ou ações que mantêm e/ou modificam o risco.

Princípios da gestão de riscos

O propósito da gestão de riscos é a criação e proteção de valor, ela melhora o desempenho, encoraja a inovação e apoia o alcance dos objetivos. Para isso, a Mac Soluções Industriais utiliza os seguintes princípios: melhoria contínua, integrada, fatores humanos e culturais, estruturada e abrangente, melhor informação disponível, personalizada, dinâmica, inclusiva e criação e proteção de valor.

Os princípios fornecem orientações sobre as características da gestão de riscos eficaz e eficiente, comunicando seu valor e explicando sua intenção e propósito. Os princípios são a base para gerenciar riscos e devem ser considerados quando se estabelecerem a estrutura e os processos de gestão de riscos da organização. Deve-se utilizar esses princípios a fim de buscar uma organização a gerenciar os efeitos da incerteza nos seus objetivos.

Integrada

A gestão de riscos é parte integrante de todas as atividades organizacionais;

Estrutura abrangente

Uma abordagem estruturada abrangente para a gestão de riscos contribui para resultados consistentes;

Personalizada

A estrutura e o processo de gestão de riscos são personalizados e proporcionais aos contextos externo e interno da organização relacionados aos seus objetivos;

Inclusiva

O envolvimento apropriado e oportuno das partes interessadas possibilita que seus conhecimentos, pontos de vista e percepções sejam considerados. Isto resulta numa melhor conscientização e gestão dos riscos fundamentada;

Dinâmica

Riscos podem surgir, mudar ou desaparecer à medida que is contextos externo e interno de uma organização mudem. A gestão de riscos antecipa, detecta, reconhece e responde a estas mudanças e eventos de uma maneira apropriada e oportuna;

Melhor informação disponível

As entradas para a gestão de riscos são baseadas em informações históricas e atuais, bem como em expectativas futuras. A gestão de riscos explicitamente leva em consideração quaisquer limitações e incertezas associadas a estas informações e expectativas. Convém que a informação seja oportuna, clara e disponível para as partes interessadas;

Fatores humanos e culturais

O comportamento humano e a cultura influenciam significativamente todos os aspectos da gestão de riscos em cada nível e estágio;

Melhoria contínua

A gestão de riscos é melhorada continuamente por meio de aprendizado e experiências.

Estrutura

O propósito da estrutura da gestão de riscos é apoiar a organização na integração da gestão de riscos em atividade e funções. A Mac Soluções Industriais adotou a estrutura da ISO 31000.

Liderança e comprometimento

A Direção da Mac Soluções Industriais é responsável por assegurar que a gestão de riscos esteja integrada em todas as atividades da empresa, assim como controlar e gerenciar os riscos. A Direção deve emitir anualmente o documento DOC-CPL-01 – Plano de Gestão de Riscos, onde deve constar as seguintes informações:

• Identificação dos riscos, onde irá identificar os possíveis riscos para a Mac Soluções Industriais alcançar os objetivos, bem como as causas e os efeitos de cada risco;
• Avaliação dos riscos, onde irá avaliar e classificar o nível de risco para a Mac Soluções Industriais;
• Definição de respostas aos riscos, onde dará possíveis ações preventivas para os riscos identificados;
• Medidas de controle, onde definirá as ações preventivas que serão tomadas após a definição dos riscos.

Após a definição das ações preventivas para evita os riscos, a Direção deverá implementá-las e controlá-las a fim de avaliar sua eficácia utilizando a ferramenta DOC-CPL-02 – Controle de Eficácia do Tratamento de Riscos. O controle de eficácia deve ser realizado trimestralmente e anualmente deve ser uma das pautas da reunião de análise crítica, salvo se houver alguma ocorrência que traga algum risco não previsto e possua, no mínimo, a classificação de risco alto.

Integração

A gestão de riscos é integrada a todos os setores e níveis hierárquicos da Mac Soluções Industriais, para isso a Diretoria deve divulgar a todos os colaboradores sobre seus objetivos e ações tomadas para alcançá-los. A divulgação tem como objetivo não apenas informar, mas também de informar como os colaboradores podem ajudar a empresa a alcançar os objetivos.

Processo

O processo de gestão da Mac Soluções Industriais envolve aplicação sistemática de políticas, procedimentos e práticas para as atividades de comunicação e consulta, estabelecimento do contexto e avaliação, tratamento, monitoramento, análise crítica, registro e relato de riscos. As etapas indicadas no documento são: processo de gestão de riscos; escopo, contexto e critério; processo de avaliação de riscos; identificação de riscos; análise de riscos; avaliação de riscos; tratamento de riscos; registro e relato; comunicação e consulta; monitoramento e análise crítica.

Comunicação e consulta

Deve-se reunir diferentes especializações a fim de assegurar pontos de vista diferentes do mesmo risco e como tratá-los.

Escopo

A Mac Soluções Industriais tem como escopo a divulgação e atribuição de responsabilidades referentes ao gerenciamento e riscos em todos os setores e níveis hierárquicos, devidamente proporcional. Cada setor e nível hierárquico terá um plano de gerenciamento de riscos apropriado e aplicado em cada setor e distribuirá as responsabilidades de cada função para a contribuição com o plano.

Critérios

A Mac Soluções Industriais adotou atribuição de níveis de probabilidade (1 a 3) e do impacto (1 a 3) dos riscos, com esses níveis, realiza a razão entre os dois e encontra o nível (1 a 9) de que o risco representa para a empresa, adotou-se o Risco Mínimo (1 a 3), Risco Médio (4 a 6) e o Risco Alto (7 a 9). São considerados fatores externos e internos, utilizando a ferramenta DOC-QUAL-03 – Análise de Riscos e Oportunidades (SWOT);

Planejamento de Tratamento de Riscos

A Mac Soluções Industriais utiliza a ferramenta DOC-CPL-02 – Planejamento de Tratamento de Riscos para realizar a identificação, avaliação e tratamento dos riscos. Para a avaliação, a diretoria faz uma reunião de análise crítica anualmente afim de identificar e analisar todos os riscos internos e externos que podem afetar a empresa. Nessa reunião haverá a identificação e classificação dos riscos, considerando sua probabilidade de ocorrência e seu impacto na empresa. Com os riscos identificados e classificados, a Diretoria deve definir as formas que serão tratados de forma a prevenir que ocorram de fato. Caso não seja possível definir o tratamento no mesmo dia da reunião de análise crítica, deve-se marcar outra reunião para que o plano de tratamento seja finalizado. O planejamento deve ter o período de 01 ano e as medições devem ser realizadas trimestralmente.

Monitoramento e análise crítica das ações de prevenção e riscos

Com os planos de ações de prevenção dos riscos, a Diretoria, ou algum designado, deve monitorar a eficácias das ações propostas na reunião de análise crítica. Deve-se emitir o documento DOC-CPL-03 – Controle de Eficácia do Tratamento de Riscos, e enviar para os integrantes da Diretoria para avaliar a eficácia. Caso as ações não tenham eficácia, deve-se realizar uma reunião de análise crítica extraordinária a fim de analisar o motivo a não eficácia e se será necessário alterar algum ponto da ação, ou se será necessário alterar a ação como um todo. Ou mesmo se será necessário alterar completamente o plano de tratamento. Essa alteração deve ser registrada e acompanhada para aferir sua eficácia.

Melhoria contínua

A Diretoria deve sempre monitorar a eficácia das ações tomadas para prevenir e mitigar o risco a fim de encontrar formas mais eficientes de tratar os riscos. Utiliza-se o Clico PDCA (Plan / Do / Check / Action) para nortear a implementação e monitoramento da gestão de riscos.

A Mac Soluções Industriais possui o documento PROC-MAC-030 – Código de Conduta e Ética Mac Soluções Industriais, o qual norteia todas as ações dos colaboradores e terceiros que compõe o complexo sistema da empresa. O Código é de livre acesso e todos tem o direito de solicitar a qualquer momento.

Bianualmente a Mac Soluções Industriais dá um treinamento de compliance para os colaboradores, com o intuito de apresentar o Código de conduta e atribuir a cada colaborador as ações que ele pode tomar para auxiliar no tratamento dos riscos. O treinamento é ministrado pela Diretoria, ou por um designado, e deve emitir um certificado de treinamento e o nome dos colaboradores devem ficar registrado numa Ata.

As denúncias são as principais ferramentas para que a empresa tenha conhecimento de comportamentos indevidos e tratá-los adequadamente. A Mac Soluções Industriais deve ter canais de denúncia abertos e amplamente divulgados, garantindo a proteção dos denunciantes de boa-fé. É facultativa a identificação do denunciante.

Os canais de denúncia devem ser disponibilizados a todos os colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros da Mac Soluções Industriais.

Deve-se estabelecer um Comissão de Investigação que se destina a averiguar as denúncias, preferencialmente deve ser composta por 01 colaborador do Compliance, 01 colaborador do Jurídico e 01 colaborador do RH.

A Comissão deve utilizar os meios legais para investigação e ser completamente imparcial. Deve-se realizar entrevistas, filmagens, email empresarial, entrada e saída, registros financeiros da empresa, e outros meio legais. O investigado deve ser noticiado e tem o direito a ampla defesa conforme legislação.

A decisão da comissão deve ser informada ao investigado o qual tem o direito a recorrer em até 3 dia úteis. Caso decida recorrer, a Diretoria deve avaliar os elementos que compõem o processo e tomar a decisão final em até 3 dias úteis.

Punições

As punições serão proporcionais ao tipo de desvio de conduta realizado, sendo elas:

Advertência

Documento escrito, assinado e arquivado na ficha do colaborador. 02 advertências em menos de 01 ano será emitido uma suspensão, ou 03 advertências em menos de um ano será demitido por justa causa;

Suspensão

Período de 1 a 5 dias o qual o colaborador não poderá trabalhar, sendo proporcional ao desvio de conduta. 02 suspensões em menos de 01 ano, o colaborador será demitido por justa causa;

Demissão por justa causa

É o encerramento das atividades do colaborador com a empresa de forma abrupta.

As punições de Advertência e Suspensão tem validade de 01 ano, sendo desconsideradas 12 meses após sua emissão.

Toda punição deve ser informada e assinada pelo colaborador, o qual tem direito a ampla defesa e recorrer a decisão, salvo se for a decisão final.